Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Rautjärven moottorikelkkailijat ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste, joka on laadittu ensimmäisen kerran vuosikokoukselle hyväksyttäväksi 28.11.2018.

1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Rautjärven moottorikelkkailijat ry
PRH rek.nro: 188.260
Osoite: Kekäleniementie 64
Postinumero: 56730
Postitoimipaikka: LAIKKO
Puhelinnumero: +358 50 443 2675
Sähköpostiosoite: [email protected]
www-sivut: www. rautjarvenmoottorikelkkailijat.com

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhdistys: Rautjärven moottorikelkkailijat ry
Nimi: Jenni Rautio
Osoite: Kekäleniementie 64
Postinumero: 56730
Postitoimipaikka: LAIKKO
Puhelinnumero: +358 50 443 2675
Sähköposti: [email protected]

3. Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien yritysten ja organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja (myöhemmin rekisteröity). Rekisterinpitäjä päättää ja varmistaa mitä henkilötietoja käsitellään rekisterissä. Rekisteriin kerättäviä tietoja ovat mm.
– rekisteröidyn nimi,
– rekisteröidyn osoitetietiedot ja kotipaikka,
– rekisteröidyn sähköpostiosoite,
– rekisteröidyn muu sähköisen viestinnän tunnistetieto,
– rekisteröidyn puhelinnumero,
– rekisteröidyn syntymäaika,
– rekisteröidyn jäsenyyteen liittyviä harrastustietoja ja harrastusvälineenä käytettävän maastoajoneuvon yksilöinti- ja tunnistetietoja,
– rekisteröidyn muu yksilöivä tunnus; jäsennumero, Y-tunnus ja/tai henkilötunnus.
Rekisteriin kerättäviä tietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään sekä pankin tositteista, Fonectalta ja muilta yhdistyksiltä/seuroilta. Tämän lisäksi rekisteriin kerättäviä tietoja kerätään viranomaisen pitämistä rekistereistä lain sallimissa rajoissa (esim. ytj.fi). Tietoja kerätään myös Google Analytics -analytiikkatyökalun avulla. Rekisterinåitäjä voi tehdä rekisteristä tarvittavia tilastointeja ja havainnointeja sekä johtaa niistä tietoa.

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
Rekisteröidyn tietoja kerätään ja käsitellään rekisteröidyn suostumuksella. Liittymällä yhdistyksen jäseneksi tai käyttämällä yhdistyksen muita palveluita, rekisteröity hyväksyy tämän tietosuojalausekkeen ehdot.
Rekisteröityyn liittyvien tietojen käsittely perustuu yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.
Rekisteröityyn liittyvien tietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito, jäsenyyden ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi, palveluiden tarjoaminen ja laskutus. Rekisteröityyn liittyviä tietoja käsitellään jäsenyyden aikana ja se päättymisen jälkeen. Rekisteröityyn liittyviä tietoja säilytetään niin kauan, kun niitä tarvitaan.
Henkilötunnuksen osalta käsittelyperusteena on se, että rekisteröity voidaan yksilöidä luotettavasti ja yksiselitteisesti rekisteröidyn oikeusturvan sekä etujen ja oikeuksien varmistamiseksi.

5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan rekisteröitävältä mm. www-lomakkeilla, lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, jäsentapaamisista ja muista tilanteista, joissa rekisteröity luovuttaa tietojaan.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Rekisteriin tallennettuja yhdistyksen jäsenyyteen liittyviä tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta muille yhdistyksen kumppaneille, mm. muille moottorikelkkailuyhdistyksille, jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi. Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta tällöin enempää kuin on välttämätöntä.
Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.
Rekisteriin tallennettuja tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden yhdistyksen toimihenkilöiden toimesta, joiden toimenkuvaan se kuuluu.

8. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

9. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (oikeus tulla unohdetuksi). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11. Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse rekisterinpitäjän sähköpostiosoitteeseen.

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty vuosikokouksessa 28.11.2019.